Una grabación resulta útil si la persona indicada puede encontrarla cuando hace falta. La integración de Zonitel con Google Drive permite subir grabaciones de llamadas, audios de buzón de voz y PDF de fax seleccionados. Es un respaldo programado de archivos, no una copia instantánea de todo lo que existe en Office.
Para un equipo pequeño, el objetivo no es acumular archivos sin criterio. Es conservar lo necesario en una cuenta controlada por el negocio y comprobar que el proceso funciona. Define quién es responsable del respaldo antes de conectar el almacenamiento personal de un empleado.
Elige los archivos que necesitas conservar
| Tipo de archivo | Qué conviene definir primero |
|---|---|
| Grabaciones de llamadas | Qué llamadas deben grabarse y quién está autorizado a acceder al audio. |
| Mensajes de voz | Quién necesita el audio para dar seguimiento y cuánto tiempo conservarlo. |
| PDF de fax | Qué documentos necesita guardar el negocio y qué personas pueden abrirlos. |
Activar la subida de grabaciones no crea un archivo de audio para una llamada que no se grabó. Revisa esa configuración por separado. Guardar una copia del buzón de voz tampoco significa que se haya transcrito ni que alguien atendiera la solicitud del cliente.
Conecta Drive y revisa qué se subirá
- Abre Office → Settings → Integrations y la conexión de Google Drive. Utiliza una cuenta de Google autorizada para los archivos del negocio.
- Revisa la cuenta y los permisos que aparecen en la autorización de Google antes de aprobar la conexión.
- Una vez conectado, abre Manage, selecciona Fax PDFs, Call Recordings o Voicemails según corresponda y guarda los ajustes.
- Comprueba el almacenamiento disponible de la cuenta de destino y asigna a una persona la revisión periódica de archivos nuevos.
La estructura documentada organiza los archivos dentro de Zonitel, por tipo y después por año, mes y día. Deja información útil para el siguiente administrador: cuenta comercial, categorías seleccionadas y responsable. No incluyas contraseñas ni tokens de integración en ese registro.
Espera el procesamiento y verifica una muestra
La subida se ejecuta mediante un proceso diario programado en horas de menor carga. El Help Center indica que los archivos nuevos pueden tardar entre 24 y 48 horas en aparecer, según el volumen. No busques una copia inmediata al terminar una llamada para concluir que la conexión está fallando.
Para una comprobación acordada, elige una muestra sin información sensible que exista en Office y pertenezca a una categoría habilitada. Pasado el intervalo esperado, localízala en la cuenta conectada y ábrela. Compara fecha y contenido, no solo el nombre. Si falta, anota categoría, hora original y ubicación antes de contactar con Soporte.
Por ejemplo, una oficina puede elegir un mensaje de voz ficticio y un fax interno de prueba para comprobar las categorías. Encontrar un fax respaldado no demuestra que la subida de grabaciones esté habilitada o funcione. Mantén una lista pequeña por categoría en vez de asumir que iniciar sesión correctamente prueba toda la cobertura.
Define cómo conservar y compartir las copias
Una segunda copia añade responsabilidades de acceso y conservación. Revisa quién abre las carpetas, cómo se gestionan los cambios de personal y cuándo corresponde eliminar archivos según la política del negocio. No publiques grabaciones o documentos de clientes para facilitar su consulta interna.
Esta integración no promete almacenamiento ilimitado, restauración de emergencia ni cumplimiento automático. Revisa los requisitos de información sensible y los acuerdos aplicables a tu organización. Si necesitas un archivo urgente para una revisión o solicitud, consulta el registro correspondiente en Office en vez de esperar al próximo respaldo.
Configuración y manejo responsable de archivos
Organiza los archivos de tus comunicaciones
Explora las integraciones de Zonitel y consulta cómo conectar Google Drive con el proceso de archivos de tu negocio.